DATOS PARA UNA VIDA LIBRE DE VIOLENCIA
#OBTENER
Texto: Sergio Araiza
Casa Amiga A.C. es un centro de crisis para mujeres que viven violencia y que desde hace 17 años trabaja en Ciudad Juárez, Chihuahua. La organización atiende casos de violencia física, apoyo emocional a la violencia psicológica y asistencia jurídica, entre otras actividades. También cuentan con programas de prevención de situaciones de violencia en la adolescencia (y prevención de abuso sexual en la infancia) así como orientación en diversos servicios que brindan otras instituciones con quienes colaboran.
Ciudad Juárez es una ciudad ubicada al norte de México que hace frontera con El Paso en Texas y en los últimos años recibió mucha atención por el clima de violencia que se desató en la región. Toda clase de indicadores sobre dinámicas en el hogar - como violencia intrafamiliar - se dispararon.
En diciembre de 2015, un integrante que formaba parte del equipo NDI México relata a Sergio Araiza, de Socialtic, sobre el volumen de datos semi sistematizados que tenía Casa Amiga, y sobre la necesidad del equipo de Casa Amiga de analizarlos y hacer algo con ellos. Al paso de los días Sergio pudo conocer y hablar con Lydia Cordero, la directora de la organización, quien detalló las siguientes características de la organización:
- Casa es una organización “pequeña”, un equipo mayoritariamente compuesto por psicólogas, trabajadoras sociales, abogadas y personal de atención, quienes están en contacto con las personas que viven o han vivido situaciones de violencia. Por otra parte el equipo de administración y apoyo a dirección son quienes están al día con toda la papelería de la organización.
- El modelo de atención de una usuaria de Casa se centra en la estabilidad emocional, lo que significa que en las primeras
etapas se busca brindar seguridad y calidez a quienes atienden.
- La base de datos de la organización proviene de la información que la usuaria proporciona en la primera entrevista de valoración de su caso. En esta entrevista se obtiene un primer diagnóstico sobre las razones que la motivaron a acudir a Casa y reconocer la violencia en cualquiera de sus manifestaciones.
Casa Amiga.
EL ACOMPAÑAMIENTO
Las bases de datos y su tratamiento en la organización tenían las siguientes características:
- La captura de los datos no estaba estandarizada. El documento resultado de la primer entrevista (que alimenta la Base de Datos) se registra en papel y después se pasa a un área de captura de información y se anexa al expediente de la usuaria.
- El flujo de la información no era el más eficiente. Los documentos circulaban entre las diversas áreas. Esto ocasionaba que si no conocías desde un principio el caso, probablemente tomaría varias horas ponerte al corriente al respecto.
- Decisiones no basadas en datos. Los datos una vez cargados al sistema de gestión de información (un desarrollo propio de hace algunos años) no eran consultados posteriormente, esto ocasionaba que la BD no tuviera peso para la toma de decisiones.
Para avanzar en este proyecto era necesario concientizar a todas y cada una de las personas líderes de la organización sobre el valor de los datos. Comenzando por la dirección.
Generar una cultura que valore el uso de datos dentro de una organización no es tarea sencilla, requiere de tiempo que muchas veces en el calor del trabajo no se tiene. También requiere visión sobre la aportación de los datos a la organización y ese fue, precisamente el primer reto y la misión a la que nos orientamos: Reconocer y valorar el potencial del uso de datos que Casa genera en pro de mejorar el servicio y la atención a las beneficiarias.
Dentro del equipo de Casa no existe una figura de TI o soporte técnico, en realidad estas funciones de apoyo tecnológico las realizaba Adrián, quien entonces era parte del equipo de administración y otras necesidades de la organización.
La realidad es que muchas de las organizaciones no cuentan con personal permanente o semipermanente que de soporte a las necesidades diarias de trabajo. Esta situación por naturaleza trae todo tipo de conflictos tecnológicos pero también asociados a la productividad y calidad. En el caso de Casa Amiga, esto se veía reflejado directamente en la calidad de los datos que la base de datos contenía.
La base de datos de la organización es resultado de un proceso de digitalización de la información que comenzó por ahí de 2012 en la que se buscaba tener un sistema de expedientes electrónicos con la información y que sirviera de consulta.
Al paso del tiempo el sistema se vio superado por las necesidades y los cambios en las dinámicas de la organización. Este escenario nos hace reflexionar sobre los diversos procesos de modernización que se emprenden dentro de las organizaciones y que pocas veces cuentan con “líderes de proyecto” que realicen un diagnóstico adecuado y diseñen productos adaptados a las necesidades presentes y futuras.
Casa Amiga.
A la fecha, la base de datos había compilado 18950 registros válidos desde enero de 2013 hasta mayo de 2016, casi 15 pacientes diarias. Dentro de la base de datos encontramos toda clase de incidencias que debían ser corregidas, por ejemplo:
- Toda clase de campos abiertos (sin listas y opciones múltiples)
- Errores de tipeo en la captura de datos
- Falta de estandarización para la captura de conceptos (por ejemplo: salario 1300 pesos ó 1300 pesos por semana)
- Registros duplicados que representaban a la misma persona
- Expedientes que no habían sido capturados en su totalidad
- Registros que habían sido capturados con valores diferentes a los del documento.
Era necesario hacer un arduo trabajo de limpieza y estandarización de la información.
DJ Patil y Hilary Mason en su publicación “Data Driven Creating a Data Culture” explican que cerca del 80% del trabajo en todo proyecto de datos está enfocado a la limpieza de datos. Como resultado, se invierten buena cantidad de recursos que en ocasiones genera desgaste dentro de los equipos de trabajo y en la realidad, no existe ninguna garantía de avance a las siguientes etapas del proyecto. Algo similar nos pasó con Casa; una buena parte de proyecto estuvo dedicado a limpieza de datos y de nueva cuenta sin garantía de avanzar.
Al poder imaginar lo que pudimos lograr con los datos, la organización entendió el valor de estos y el proceso de captura para futuras experiencias.Generar una cultura que valore el uso de datos dentro de una organización no es tarea sencilla, requiere de tiempo que muchas veces en el calor del trabajo no se tiene.
También requiere visión sobre el aporte de los datos a la organización y ese fue, precisamente el primer reto y la misión a la que nos orientamos: Reconocer y valorar el potencial del uso de datos que Casa genera en pro de mejorar el servicio y la atención a las beneficiarias.
Dentro del equipo de Casa no existe una figura de TI o soporte técnico, en realidad estas funciones de apoyo tecnológico las realiza Adrían quien es parte del equipo de administración y otras necesidades de la organización.
La realidad es que muchas de las organizaciones no cuentan con personal permanente o semipermanente que de soporte a las necesidades diarias de trabajo. Esta situación por naturaleza trae todo tipo de conflictos tecnológicos pero también asociados a la productividad y calidad. En el caso de Casa Amiga, esto se veía reflejado directamente en la calidad de los datos que la base de datos contenía.
La base de datos de la organización es resultado de un proceso de digitalización de la información que comenzó por ahí de 2012 en la que se buscaba tener un sistema de expedientes electrónicos con la información y que sirviera de consulta.
Al paso del tiempo el sistema se vio superado por las necesidades y los cambios en las dinámicas de la organización. Este escenario nos hace reflexionar sobre los diversos procesos de modernización que se emprenden dentro de las organizaciones y que pocas veces cuentan con “líderes de proyecto” que realicen un diagnóstico adecuado y diseñen productos adaptados a las necesidades presentes y futuras.
A la fecha, la base de datos había compilado 18950 registros válidos desde enero de 2013 hasta mayo de 2016, casi 15 pacientes diarias. Dentro de la base de datos encontramos toda clase de incidencias que debían ser corregidas, por ejemplo:
- Toda clase de campos abiertos (sin listas y opciones múltiples)
- Errores de tipeo en la captura de datos
- Falta de estandarización para la captura de conceptos (por ejemplo: salario 1300 pesos ó 1300 pesos por semana)
- Registros duplicados que representaban a la misma persona
- Expedientes que no habían sido capturados en su totalidad
- Registros que habían sido capturados con valores diferentes a los del documento.
Con el fin de otorgar un diagnóstico a la organización y determinar el alcance del proyecto era necesario hacer un arduo trabajo de limpieza y estandarización de la información.
DJ Patil y Hilary Mason, en su publicación “Data Driven Creating a Data Culture” explican que cerca del 80% del trabajo en todo proyecto de datos está enfocado a la limpieza de datos. Como resultado, se invierten buena cantidad de recursos que en ocasiones genera desgaste dentro de los equipos de trabajo y en la realidad, no existe ninguna garantía de avance a las siguientes etapas del proyecto. Algo similar nos pasó con Casa; una buena parte de proyecto estuvo dedicado a limpieza de datos y de nueva cuenta sin garantía de avanzar.
Después de trabajo y muchas tazas de café logramos una base datos viable para analizar. Digo viable porque realmente no era la base de datos que sabíamos podíamos obtener. Y nos volvimos responsables de esta situación, es decir, que al poder imaginar lo que pudimos lograr con los datos, la organización entendió el valor de estos y el proceso de captura para futuras experiencias.
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